19 Octobre 2016  |  Sécurité
Publié dans Hotel Security Worldwide 06/1989

Sécurité de la gestion: l'audit hôtelier

par Robert Fehlmann and Francis Jud*

Compte tenu de la diversité et de la multiplicité des transactions dans l'industrie hôtelière, ainsi que de la rapidité de report de ces mêmes transactions, il est indispensable que les établissements hôteliers adoptent des systèmes de contrôle et des procédures permettant de réduire les risques, qu'ils soient d'erreur, d'omission ou issus de la malveillance.
Les brigades qui se succèdent dans différents points de vente où transitent des quantités importantes d'espèces, de même que le nombre d'employés limité restreignant le principe de séparation des pouvoirs, sont autant d'éléments qui rendent les négligences difficiles à identifier et augmentent la tentation de fraude.
De par ses particularités, l’entreprise hôtelière doit, plus que toute autre, se doter d'un système de contrôle interne adéquat. L'établissement d'une comptabilité exacte, la protection du patrimoine, ainsi que le bon accomplissement du but de l'entreprise en dépendent.
Le système de contrôle interne comprend l’ensemble des moyens techniques et organisationnels de contrôle parmi lesquels figure l'audit. Ce dernier a notamment pour objectif d'analyser le système en ce qu'il limite ou décèle les erreurs et les irrégularités.
Ainsi l'auditeur identifie les faiblesses du système en vue de les améliorer, et, après avoir jugé l’efficacité des forces, vérifie qu'elles sont appliquées telles que conçues.
Si l’auditeur interne, individu ou département au sein de l’hôtel reportant en principe directement à la haute direction, oriente ses investigations vers le contrôle de l’application des procédures, de l’efficacité de la gestion et de l'application de la politique définie, l'auditeur externe, organe de révision indépendant, se soucie avant tout de la régularité et de la sincérité des informations requises pour le bon établissement des états financiers.
Pour l’appréciation des procédures de contrôle interne, l'auditeur externe dispose de deux principaux supports par l’utilisation de questionnaires de contrôle interne (« Q C I», Annexe I) et de diagrammes de circulation des documents («FIow Chart», Annexe II) qui lui permettent de se faire une opinion, de déceler forces et faiblesses du système et finalement de déterminer le niveau et l'étendue de ses autres contrôles faisant l'objet du programme de révision.
Les «Q C I» servent de guide à l'auditeur enregistrant/es réponses et vérifiant leur sincérité, alors que les «Flow Chart», schémas graphiques de circuits de documents, apportent une visualisation qui permet de juger/'efficacité des procédures et révèle d'éventuelles duplications ou opérations inutiles. Ne seront donc représentées que les informations présentant un intérêt significatif pour le contrôle et celles, moins significatives, mais indispensables à l’enchaînement des opérations. Cette description du système doit pouvoir être réutilisée tout au long de la mission et pour/es missions ultérieures. Elle nécessite en effet un investissement en temps qu'il faut éviter autant que possible de répéter.
Mais, à ce stade, /'auditeur n'a qu'une présomption de fonctionnement et doit s'assurer que, dans la pratique, le contrôle fonctionne correctement.
C'est là qu'intervient le programme de révision des procédures, dont l'application permettra d'obtenir la confirmation que les contrôles prévus dans la procédure sont réellement appliqués à l'ensemble des transactions, correctement effectués et réalisés par des personnes habilitées.
Ce programme de révision doit être largement adapté à l'entreprise et aux spécificités de celle-ci et de son secteur. Outre les contrôles traditionnels des postes du bilan et du compte d'exploitation, ce programme comporte toujours dans l'hôtellerie trois parties déterminées à partir des cycles principaux intéressant l'auditeur, et nécessitant une approche particulière, soit:
  • Le cycle des ventes.
  • Le cycle des achats.
  • Le cycle de la production.

Le souci de l'hôtelier, comme celui de tout dirigeant, est de produire des états financiers reflétant fidèlement l'activité de son entreprise. Mais sa préoccupation est surtout de pouvoir expliquer ses chiffres, comprendre quelles en sont les causes, envisager des actions correctives. Par l'approche de contrôle exposée ci-dessus, l'auditeur externe apporte en partie à l’hôtelier ces analyses et ces réponses.
Sa fonction passe ainsi d'une contrainte légale à un outil de gestion. Toutefois, s'il propose des actions correctives, l'auditeur ne les impose pas.
C'est à l’hôtelier d'engager ces actions en vue d'améliorer la performance de son exploitation.
L'audit réussi s'assimile à un «partnership», dans lequel l'auditeur est celui qui identifie les problèmes, et l’audité celui que leur apporte une solution concrète. A ce titre, l'audit apporte une contribution positive à la gestion de l'hôtel, quel que soit sa taille ou son statut juridique.
 

* Robert Fehlmann, expert-comptable diplômé, est le partenaire suisse de Horwath & Horwath International à Genève. Francis Jud est consultant hôtelier auprès de la même compagnie. Robert Fehlmann est aussi trésorier de Hotel Security Worldwlde Association.


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